Showing posts with label Collaboration. Show all posts
Showing posts with label Collaboration. Show all posts

Saturday, May 15, 2010

DropBox voor het delen van bestanden

Wij gebruiken op meerdere PC's het programma KeePass om onze wachtwoorden bij te houden. Vaak liepen de verschillende bestanden uit elkaar. Het helpt ook niet om het bestand centraal op de (locale) fileserver te hebben staan als je het nodig hebt terwijl je onderweg bent.

Nu gebruik ik DropBox. Het is gratis (tot 2 GB). Je laadt een klein programmatje dat een eigen folder aanmaakt die gesynchroniseerd wordt met een persoonlijke folder op het web. Door op meerdere PC's het programma naar dezelfde folder op het web te wijzen hebben alle PC's precies de zelfde bestanden. KeePass staat nu op alle PC's en haalt zijn bestand van de locale folder, die via DropBox verbonden is met het centrale web bestand. En wat als je nu eens geen internet hebt? Dan staan de laatste versies van de bestanden nog steeds op je eigen PC in de folder van DropBox.

Sunday, January 17, 2010

Email, geen gedonder meer met MX-Records


Af en toe krijg ik wel eens visitekaartje van iemand met daarop een emailadres als Piet93652@gmail.com. Niet erg professioneel.

Vroeger als je een email adres wilde gebruiken met je eigen domeinnaam moest je de MX-records (Mail eXchange) bij je hosting bedrijf aanpassen en een verificatie pagina op je website plaatsen. Dit is ingewikkeld en het duurde dan nog 24 uur voordat je zeker wist of het wel gelukt was. Tegenwoordig kan dat veel eenvoudiger.

Eerst email automatisch doorsturen
Stel je hebt een eigen domein b.v.: www.duckstad.nl en je wilt deze domeinnaam voor email gebruiken. Je logt-in bij je hosting bedrijf en daar stel je voor www.duckstad.nl in dat de email aan dagobert@duckstad.nl gestuurd (forward) wordt naar jouw bestaande (of nieuw) email adres op b.v. Gmail of Yahoo (b.v. Piet93652@gmail.com). Van andere gratis email programma's weet ik niet of je meerdere email adressen kunt gebruiken. Als je de emails voor dagobert@duckstad.nl niet naar Piet93652@gmail.com wilt doorsturen maar direct in b.v. outlook of thunderbird wilt ophalen kan dat m.b.v. "imap" of "pop" maar dat is al een beetje ingewikkelder. In dit geval ga ik er van uit dat je alle berichten van dagobert@duckstad.nl doorstuurt naar Piet93652@gmail.com.

Controleren
Eerst controleer je of het doorsturen (of direct ophalen via pop/imap) goed werkt door vanuit Piet93652@gmail.com een bericht te sturen naar dagobert@duckstad.nl. Als dat goed werkt ontvang je het bericht in de inbox van Piet93652@gmail.com.

Tweede account instellen
Daarna ga je in Gmail naar de instellingen. Daar selecteer je de tweede tab met "Accounts and Imports" en klik je op "Verstuur email van een ander adres". Geef hier je het nieuwe email dagobert@duckstad.nl op en bij de tweede vraag gebruik je de "eenvoudige" (standaard) instelling.

Versturen als dagobert@duckstad.nl
Als je de aanmeldings-email gestuurd hebt ga je naar je in-box (kijk ook even in je spam-box) in Piet93652@gmail.com en bevestig je dat je de email naar dagobert@duckstad.nl ontvangen hebt. Vanaf nu kun je als een email schrijft in het veld "Versturen van:" kiezen tussen Piet93652@gmail.com of dagobert@duckstad.nl. Je kunt dagobert@duckstad.nl zelfs het vaste adres maken zodat je niet steeds hoeft te selecteren. Vanaf nu kun je email berichten ontvangen en versturen met het adres dagobert@duckstad.nl en niemand weet dat je dat eigenlijk via Piet93652@gmail.com doet.

Familie email
Thuis gebruiken we dit op de volgende manier. We hebben naast onze eigen adressen een email adres b.v. familie@duckstad.nl voor familie zaken zoals agenda alerts, uitnodigingen, de school en sportverenigingen van de kids. Bij de hosting organisatie heb ik het doorsturen/forwarden zo ingesteld dat emails voor familie@duckstad.nl naar mij én naar mijn vrouw doorgestuurd worden.

Omdat we ook allebei (één van ons bij Gmail en één bij Yahoo) zijn aangemeld als zender van familie@duckstad.nl kunnen we onafhankelijk van elkaar ook berichten sturen als familie@duckstad.nl.

Dit artikel is ook te vinden op: lifehacking.nl

Tuesday, January 12, 2010

Het delen van aantekeningen


Dit artikel verscheen eerder op mijn Management, Learning & Development blog.

Misschien bestaat mijn volgende idee al ergens en heb ik het nog niet gevonden of heeft de Apple
iSlate, die over een paar dagen uitkomt, deze functionaliteit.

Vroeger maakte je tijdens de colleges aantekeningen in de marge van je boek, syllabus of dictaat of in een los notitieboek.

Met eReaders en de nieuwe Tablet computers die continue in verbinding staan met het internet ontstaan prachtige mogelijkheden om informatie met elkaar te delen.

Boeken en collegedictaten zullen de komende jaren steeds vaker electronisch aangeboden worden. Op dit moment is het werken met eReaders echter vaak nog beperkend om verschillende redenen.
  • De meeste eReaders werken met zelf ontwikkelde en beschermde document types waardoor uitwisseling vaak onmogelijk is, tenzij de bescherming gekraakt wordt zoals bij de Kindle.
  • Vaak kunnen documenten alleen maar gelezen worden en niet veranderd
  • Vaak kunnen er geen notities bij het document geplaatst worden
Zelf aantekeningen maken
De eerste stap wordt volgens mij dat gebruikers binnenkort zelf gemakkelijk notities kunnen maken in de documenten die ze op dat moment lezen. Dat is soms nu al mogelijk, maar nog niet op een standaard manier en vaak is het nog omslachtig. Zo zou een student bij het lezen van een boek of collegedictaten zelf notities kunnen maken, ongeveer zoals je al jaren in MS Word een zin
of een woord kunt markeren en daar dan een notitie bij kunt maken, maar dan meer op de manier zoals ze in de video laten zien. Want je wilt meer vrijheid dan die oude MS Word notities, en ook gemakkelijk handschrift, formules, tekeningen, audio, video of animaties toe kunnen voegen.

Aantekeningen delen en beoordelen
Leuk, dan heb jij, jouw eigen aantekeningen. Het wordt pas echt interessant als je die notities met elkaar kunt delen. Als je online zou kunnen zien wie er nog meer notities hebben gemaakt voor dit document. Je kunt dan, afhankelijk van de waarderingscijfers die anderen aan die
notities gegeven hebben, bijvoorbeeld de best gewaardeerde notities op het gebied van:
  • Meest duidelijke uitleg
  • Beste aanvulling op het onderwerp
  • Beste nieuwe ideeën naar aanleiding van het onderwerp
  • Meest controversiële notities
  • etc.
Je kiest dan b.v. om alleen notities te zien uit dit college jaar, of alleen die met tekeningen en je kiest de categorie "Meest duidelijke uitleg". Dan selecteer je de 5 best scorende auteurs en je ziet aan de zijkant van je collegedictaat de tientallen labels van die 5 auteurs. Je zou ook een bepaald hoofdstuk of een alinea kunnen markeren waar je wat meer over wilt weten en alleen de notities over dat onderwerp kunnen opvragen.

Automatische feedback voor docenten
Op deze manier delen studenten hun kennis en krijgen docenten en hoogleraren feedback over de manier waarop onderwerpen anders beschreven kunnen worden.

Standaard API
Een universele standaard, om dit voor elkaar te krijgen is heel belangrijk. Op zich hoeft het document zelf niet eens beschreven of veranderd te worden want de notities wil je los van het document kunnen beheren. Ik denk dat er een goede wereldwijde standaard nodig is waarbij in b.v. een XML document bijgehouden wordt waar precies staat waar in het document iedere notitie thuis hoort, welke document versie het betreft en welke andere gegevens bij de notitie horen, zoals formules, foto's, filmpjes, animaties, etc. Op deze manier kun je de notities van verschillende medestudenten aan jouw document toevoegen of zo weer weglaten. Ook is het belangrijk dat een notitie die gemaakt is op een MAC Tablet op een Google PC, XO-3 (zie foto hiernaast) of een Windows PC gebruikt kan worden en omgekeerd.

Waardering en commentaar
Belangrijk is dat er ook een "rating" (waarderings-) systeem in zit zodat anderen de notities kunnen beoordelen. Docenten zullen zelf ook waarderingen willen geven en notities willen kunnen toevoegen, b.v. een waarschuwing over een verkeerde of ongebruikelijke uitleg, zonder de oorspronkelijke noties zelf te kunnen aanpassen. Het onderdrukken, weghalen of censureren van notities lijkt mij geen goed idee zolang anderen er commentaar op kunnen hebben en het naar boven of naar beneden kunnen stemmen.

PubSub, Publish/Subscribe
Daarnaast hoop ik dat de gepubliceerde notities als een soort RSS of TwitterFeed beschikbaar gesteld worden zodat er snel op nieuwe ontwikkelingen gereageerd kan worden waardoor waardevolle notities snel gevonden worden en controversiële of gewoon foute notities snel van een waarschuwingslabel voorzien kunnen worden.

Niet alleen documenten, ook video's
Het idee hier is dat je een soort schil om een bestaand document maakt waarbij je commentaren van verschillende mensen kunt zien rondom een deel van de tekst. Omdat er ook steeds meer video's zijn van colleges, zou je dit concept ook kunnen gebruiken voor b.v. video. Als je naar een video kijkt en je hebt commentaren ingeschakeld kun je op bepaalde momenten de commentaren zien die anderen op dat punt in de video hebben. B.v. een ander uitleg over het zelfde thema of een toevoeging. Doordat het commentaar als een schil om het origineel zit, hoef je de video (of een andere bijdrage) zelf niet te veranderen.

Kijk ook even naar de video (boven) om het Gizmodo filmpje te zien over Microsoft's visie op Tablet Computing uit 2009. De Tablet die Microsoft in Januari 2010 lanceerde lijkt echter niet op de tablet uit het filmpje.

Wednesday, March 18, 2009

Laagdrempelig samenwerken met Etherpad


Laagdrempelig op afstand samenwerken aan een tekst.

Samenwerken
Etherpad is een website waar je met meerdere mensen tegelijkertijd aan een tekst kunt werken zonder ingewikkelde programma's te hoeven te installeren. Het is basic in de zin dat het alleen om de tekst gaat, niet over de opmaak of over eventuele plaatjes.

Simpel
Je hoeft er niets voor te installeren en het draait op verschillende browsers (IE, FireFox, Chrome, etc.). Als gebruiker ga je naar de site van Etherpad. Daar kun je een document starten. Je krijgt dan een URL voor jouw document deze URL geef je dan via email, ICQ, IM, Skype, etc. door aan de anderen. Iedereen die mee doet opent de URL en kan meteen zien wat de anderen schrijven.

Niet beveiligd
De URL blijft actief en het document blijft erop staan ook als je de website verlaat. Je kunt dus dagen later terug gaan naar jouw URL en de tekst weer ophalen. De tekst die je geschreven hebt kan dus potentieel door iedereen (die jouw URL weet te vinden) gelezen worden. De kans erop is niet groot maar als je iets schrijft waarvan je liever hebt dat het later door iemand gevonden wordt, kun je het beste de eind tekst uit je browser naar je lokale tekstverwerker kopieëren én daarna de tekst op de website wissen. Als iemand (of een zoekmachine) jouw URL vindt staat er geen tekst meer op die URL.

Teleconferentie
Naast het samen opmaken van een tekst kun je het ook gebruiken om een teleconferentie te ondersteunen door de thema's en de opmerkingen c.q. besluiten al tijdens de teleconferentie op te schrijven zodat ze voor alle deelnemers meteen zichtbaar zijn.

Update: december 2009, Etherpad overgenomen door Google
Omdat veel gebruikers van Google Wave klaagden dat het samenwerken aan een document via Etherpad véél beter ging dan in Google Wave, heeft Google besloten Etherpad te kopen. Na de overname heeft Google Etherpad (tijdelijk) gesloten. Door de storm aan protesten van Etherpad gebruikers heeft Google, tot nader orde, Etherpad weer open gesteld. Als de Etherpad functionaliteit in Wave is opgenomen en de broncode van Etherpad is gepubliceerd zal Google Etherpad uit de lucht halen. Maar dan kun je of met Google Wave of via een Open Source oplossing toch met Etherpad blijven werken.

Wednesday, March 4, 2009

CrossLoop en DimDim werken niet


De gelimiteerde gebruiker in XP heeft zo zijn beperkingen.

Voor het veranderen van de werkwijze bij een klant was het nodig om met een paar mensen nog even over een nieuw computerprogrammatje te gaan. Omdat ik niet zo veel wilde reizen bedacht ik dat we dit gemakkelijk op afstand konden doen door het beeldscherm op de zaak via het internet met mij te delen. Op die mannier kan ik vanuit mijn kantoor precies zien wat de klant doet op zijn/haar PC. Via de telefoon of Skype spreek je met elkaar en geef je instructies of neem je "het stuur" even over.

CrossLoop werkt niet zonder administrator
Deze week op twee manieren geprobeerd met een klant samen te werken via een "shared desktop". Ik heb tot nu toe daarvoor CrossLoop gebruikt maar bij de klant werkte dat niet omdat het programma eerst geïnstalleerd moest worden, waarvoor de gebruiker moest uitloggen zodat de systeem-administrator het programma kon installeren. Daarna heeft de klant CrossLoop als gewone (beperkte) gebruiker gestart. Bij het delen van zijn bureaublad kwam echter een foutmelding. Om CrossLoop te kunnen gebruiken moet je administratorrechten hebben. De enige systeem-administrator is echter net op vakantie gegaan en er zijn geen escalatie procedures.

DimDim collaboration tool werkt ook niet zonder administrator rechten
Even nagedacht en toen bedacht ik ineens dat ik mij in 2007 ooit bij DimDim had aangemeld. DimDim is eigenlijk een soort online synchroon collaboration tool om tot 100 mensen tegelijkertijd naar een presentatie te laten kijken. Er zit echter ook een feature in dat je je bureaublad met iemand anders kunt delen. Omdat DimDim on-line is en je er niets voor hoeft te installeren dacht ik dé oplossing voor mijn klant te hebben gevonden. Wat blijkt DimDim installeert achter je rug om een plugin voor het delen van je beeldscherm en die plugin heeft óók administratorrechten nodig. Nu maar wachten tot de systeem-administrator terug komt van vakantie.

[Update] Terug van vakantie, en ingelogd als administrator werkt het weer perfect.